Olen ollut etätyöntekijä nyt noin kolme vuotta ja olen oppinut olemaan tuottelias kotona ja myös kuinka hallita etätyöntekijöitä yrityksen perustajana. Mutta olen rehellinen - kesti kauan aikaa selvittää, kuinka tehdä etätyö tehokkaasta. Olin tottunut siihen, että minut keskeytettiin joka askeleella reaaliaikaisella viestinnällä ja sähköpostilla, oletin vain, että näin oli kaikille.
Kun työskentelin yksin ja aloin diagnosoida ongelman keskeytymisestä koko ajan, huomasin, että suurin osa tuottamattomasta ajastani kului tilapäivitysten antamiseen ja keräämiseen kaikilta, joiden kanssa työskentelin. Mitä vähemmän tietoisia ihmisiä - etenkin johtotehtävissä olevia ihmisiä - siitä, mitä olin tekemässä, sitä enemmän sähköposteja, tekstiviestejä ja chat-viestejä he lähettivät minulle. Jotkut johtajat ovat kunnossa olematta silmukassa, mutta jotkut kärsivät, jos eivät kuule sinusta joka toinen tunti. Se oli ajanhukkaa kaikille.
Joten tein yhden muutoksen, jolla oli suuri vaikutus. Aloin lähettää joka maanantai-aamu sähköpostiviestin otsikkorivillä Viikkosuunnitelma. Tässä sähköpostissa kerroin vastaanottajille tarkalleen, mitä suunnittelin viikolle ja kysyisin, onko heillä kysymyksiä tai muutoksia, jotka he haluaisivat tehdä prioriteeteihini.
Se näyttää tältä:
Hei kaikki - Keskityn tällä viikolla blogiviestien julkaisemiseen ja markkinointi- ja kumppanuussuunnitelmamme viimeistelyyn.
Tässä on joitain aktiviteetteja, joiden parissa työskentelen:
Lähetä 'kotoa -työohjeet' -artikkeli intranetiin.
Luo luonnos markkinointisuunnitelmasta, josta keskustelimme viime viikolla, aikomuksen saada hyväksyntä tämän viikon loppuun mennessä.
Minulla on tällä viikolla useita tapaamisia kumppaneidemme kanssa. Lähetän yhteenvedon näistä keskusteluista.
Kiitos! Jos sinulla on kysyttävää tai haluat nähdä muutoksia prioriteetteihini, ilmoita siitä minulle.
Kiitos!
- Robbie
Riippuen kyseisen viikon aktiviteeteista, sisällytän myös osan 'Viime viikolla valmistuneet'. Tämä osa näyttää tältä:
Viime viikolla pystyin julkaisemaan etäblogiviestin, puhumaan kolmen kumppanimme kanssa, ja sain valmiiksi hyvän luonnoksen markkinointisuunnitelmastamme, josta keskustelimme viime viikolla. Toivoin markkinointisuunnitelman valmistuvan, mutta odotan silti Suzyn palaamista lomalta ja tarkistan sen hänen kanssaan, kun hän tulee takaisin tällä viikolla.
Tämä on hyödyllinen sähköposti, joka lähetetään asiakkaille, mutta se on hyödyllinen myös sisäisesti. Jos olet yrityksen perustaja tai toimitusjohtaja, sähköpostisi henkilökunnalle näyttäisi tältä:
Hei kaikki - Tässä ovat prioriteettimme ja suuntaamme tälle viikolle.
Meidän on lisättävä ylimääräisen varastomme myyntiä. Voiko markkinointitiimi laatia suunnitelman myydä kaikki varastossamme olevat käyttämättömät varastot? Jos emme myy sitä 30 päivässä, meidän on hävitettävä varasto.
Sähköpostikampanjamme menestyvät hyvin. Tehdään enemmän niistä. Siirtymme yhdestä sähköpostista viikossa kahteen sähköpostiin viikossa.
Peruuta kaikki tarpeettomat kokoukset, jotka eivät liity myyntitavoitteisiin, seuraavien 30 päivän ajaksi. Olemme murskaustilassa, ja haluaisin, että keskitymme muutoksiin, joita voimme tehdä. Tiedän, että joillakin teistä on myös tärkeitä kokouksia kanssani, mutta jos se ei liity myyntiin, aikatauluta kutsu toistaiseksi.
- Robbie
Voit myös pyytää tiimiäsi lähettämään sinulle samanlaiset viikoittaiset päivitykset heidän saavutuksistaan ja suunnitelmistaan tulevalle viikolle.
Kun tiimini ja minä lähetämme tällaisia sähköposteja, asiakkaat ja joukkuetoverit yleensä rakastavat sitä. Se vähentää heidän ahdistustaan ja antaa heille enemmän näkyvyyttä siihen, mihin kukin henkilö keskittyy. Keskeytykset vähenevät myös merkittävästi, koska vastaanottaja saa varmuuden siitä, että olet asioiden päällä, eikä hän tarvitse muistutusta työskennellessäsi koko ajan.
Tämä yksi sähköposti voi säästää yritystäsi paljon aikaa.
