Tämä tarina ilmestyi ensimmäisen kerran Muse , Web-kohde, jossa on jännittäviä työmahdollisuuksia ja asiantuntijaneuvoja.
Vain siksi, että Google kumoaa lähetystoiminnon äskettäin julkaistu ei tarkoita, että olet epävirallinen sähköpostivirheiden suhteen. Loppujen lopuksi, kun työskentelet yhtä nopeasti kuin työskentelet, on vain järkevää, että aiot liukastua aina silloin tällöin. Vaikka olisit perfektionisti.
Itse asiassa kaikki ammattilaiset päätyvät tekemään jossain vaiheessa - urallaan (ellei kerran vuodessa). Joten sen sijaan, että paniikkisit, seuraa vain esimerkkiämme.
1. Napsauta Lähetä ennen kuin oletetaan
On vaikea pysyä rauhallisena sen jälkeen, kun lähetät vahingossa puolet sähköpostista - varsinkin kun aiot tarkistaa, koska se on täynnä kirjoitusvirheitä, liiallisia huutomerkkejä ja joitain sanamuotoja, jotka voidaan helposti tulkita väärin.
Mutta älä viettää seuraavia 10 minuuttia tutkimiseen sähköpostin seurantasovellukset nähdäksesi, onko vastaanottaja avannut viestin. Sen sijaan viimeistele alkuperäinen sähköposti nopeasti (sinulla ei ole enää ylellisyyttä viettää useita minuutteja sen muokkaamiseen) ja kirjoita seuraava yläosaan:
Tein virheen napsauttamalla Lähetä ennen sähköpostin viimeistelyä, joten jätä huomioimatta edellinen. Pahoittelen hämmennystä!
2. Vahingossa vastaaminen kaikille
Tämä virhe tapahtuu kahdessa skenaariossa: Yksi, lähetät jotain, joka ei ole luottamuksellista, mutta jota ei ole tarkoitettu kaikkien lukemiseen - kuten esim. Loma-aikaa koskeva viesti pomollesi. Tai kaksi, lähetät koko yritykselle pirteä kommentti kollegasta, joka oli tarkoitettu vain läheisen ystävän nähtäväksi.
Kokeile ensimmäisessä tilanteessa:
Hei [ryhmä, johon vastait kaikille],
Hups - se oli tarkoitettu [alkuperäiselle vastaanottajalle]. Pahoittelen, että tukkin postilaatikkosi!
Ja toiseen skenaarioon, mene:
Anteeksi tukkivat postilaatikkosi! Olen varma, että sähköposti ymmärretään helposti väärin asiayhteydestä - jätä huomioimatta.
Sen lähettäminen on alku, mutta et ole vielä irti koukusta. Tämä ei ole rento lipsahdus, joka voidaan korjata niin helposti. Lähestykää sitä, mihin loukkaat henkilökohtaisesti (tai puhelimitse), ja pyydä anteeksi - riippumatta siitä, kuinka epämiellyttävää se on. Lue sitten Tämä vaiheittaiseen lähestymistapaan siitä, miten toipua tämän tyyppisestä vakavammasta työvirheestä.
3. Egregious-kirjoitusvirheen tekeminen
Suurin osa kirjoitusvirheistä ei vaadi jatkoilmoitusta, mutta olemme kaikki törmänneet niihin tärkeisiin, jotka vaativat selitystä. Ehkä kirjoitusvirhe muuttaa sen merkityksen, mitä todella yrität sanoa. Tai ehkä on niin paljon, että se vain saa sinut näyttämään hieman lukutaidottomalta.
Sen sijaan, että toivot, että vastaanottaja jättää kirjoitusvirheet huomiotta virheenä, kerro hänelle:
Halusin kirjoittaa [oikein kirjoitetut sanat], en mitä lähetin aiemmin! Näin tehdään oikeinkirjoituksen tarkistus useammin.
4. Väärän henkilön lähettäminen sähköpostitse
Tämä virhe tulee jälleen kahdessa eri skenaariossa. Joko lähetät yrityskohtaisen viestin kollegalle Kaksi kollega yksi sijaan, tai lähetät vahingossa arkaluonteisia tietoja yrityksen ulkopuoliselle henkilölle.
Ensimmäistä skenaariota varten kirjoita:
Olen pahoillani, tämä sähköposti on kirjoitettu jollekulle muulle! Tiedän, että saat paljon viestejä, joten poista tämä.
Jälkimmäinen skenaario on tietysti paljon vakavampi. Ennen kuin otat yhteyttä väärään vastaanottajaan, ota huomioon seuraukset ilmoittamalla esimiehellesi, mitä tapahtui - ja selvittämällä, kuinka arkaluontoiset tiedot vuotasid. Pyydä sitten ylimmän ylimmän tason ohjeiden perusteella ulkopuolista osapuolta pyytämään kohteliaasti häntä poistamaan viestisi.
Mitä muita arkipäivän sähköpostivirheitä on ja miten niistä palautut? Kerro minulle niistä Twitterissä ?
