Yritysehdotus on kirjallinen asiakirja, joka lähetetään mahdolliselle asiakkaalle tietyn työn saamiseksi. Ehdotuksia voidaan pyytää tai pyytää. Asiakas voi yksinkertaisesti pyytää projektiehdotusta myyntipuhelun aikana sanomalla: 'Tiedätkö, se kuulostaa mielenkiintoiselta. Miksi et lähetä minulle ehdotusta siitä. ' Muissa tapauksissa ehdotus voi olla muodollinen pyyntö, jota yleensä kutsutaan RFP: ksi (ehdotuspyyntö). RFP: t ovat melkein aina myös asiakirjoja. Ne määrittelevät tarjottavan tuotteen tai palvelun, haettavan pätevyyden ja jättämisen määräajan. Ehdotetut ehdotukset tarkoittavat ilmeisesti sitä, että asiakas on jo päättänyt tehdä ostoksen. Vain toimittajan valinta on jäljellä. Pyytämätön ehdotus sitä vastoin on usein toiseen viittaan pukeutunut myyntiesittely - mutta ehdotus on nimenomaan tarkoitettu tarkoin määriteltyyn ja rajoitettuun toimintaan. Esimerkki ei-toivotusta ehdotuksesta on kirjan pääpiirteiden toimittaminen kustantajalle väittäen aiheen suosiota, lähestymistavan uutuutta ja tekijän ansioita.
Yritysehdotukset on erotettava arviot . Monilla pienyritysten aktiivisilla aloilla arvioilla on sama tarkoitus kuin ehdotuksella. Ne ovat asiakirja, joka saa aikaan katto- tai päällystystyön tai kuukausittaisen siivouspalvelun myynnin. Mutta jos käytetään arvioita, myös myyjän pätevyys ja hänen työtapansa määritetään, mutta muilla tavoin - tyypillisesti haastattelulla tai myyntipuhelulla. Joskus myyjän oletetaan sopivan työhön, koska yrityksellä on jo hyvä maine. Ehdotukset puolestaan sisältävät yleensä monimutkaisia tai epätavallisia kertaluonteisia palveluita, kuten puiston maisemointi, markkinoiden kartoittaminen tai jalostamon rakentaminen. Näissä tapauksissa lähestymistapa työhön, suunnittelu, toteutus, aikataulu ja jopa estetiikka vaativat muutakin kuin vain dollarin arvion.
Monet palveluyritykset toimivat kokonaan ehdotuksen perusteella. Toisissa tapauksissa ehdotus vaaditaan joskus, toisinaan ei. Erittäin teknisillä aloilla ehdotus voidaan täyttää kuivilla luetteloilla teknisiä eritelmiä ja / tai prosessin yksityiskohtia. On kuitenkin tärkeää muistaa, että ehdotukset ovat aina ennen kaikkea myynti-asiakirjat .
LIIKETOIMINNAN EHDOT
Useimmilla toimialoilla ehdotuksilla on hyvin määritelty muoto, joka on erityinen alalle. Esimerkkejä voivat olla sähköjohtopalvelujen tarjoaminen suurelle kerrostalolle tai kaatamalla perustaa esikaupunkialueelle. Tällaisissa tapauksissa tarjoajan on ensin hankittava vanhoja ehdotuksia ja noudatettava rakennetta, jota tavallisesti käy kauppaa kyseisillä markkinoilla. Ammatissa, kuten arkkitehtuurissa ja maisemoinnissa, visuaalinen esitys, joskus jopa malli, on myynnissä keskeinen. Sama pätee mainosehdotukseen. Näillä kolmella alueella - on myös muita - varsinainen esitys on yleensä kokous. Mikä tahansa asiakirja on täydentävä, ja siinä on taipumus tiivistää esitys ylimääräisillä ns. Kattilalevyillä eli hallinnollisilla yksityiskohdilla.
Seuraavassa on keskustelu yleisemmistä ehdotuksista, jotka yleensä liittyvät tutkimuksiin, kyselyihin tai palvelutoimintaan (esim. Varastokompleksin suojauspalvelut). Tällaisissa ehdotuksissa noudatetaan seuraavaa yleistä rakennetta.
Kaikissa ehdotuksissa on vähintään kaksi erillistä kappaletta: saatekirje ja itse ehdotusasiakirja. Lisäksi joskus yksi tai useampi liite voidaan toimittaa kaavioilla, kaavioilla, valokuvilla, kartoilla ja niin edelleen. Lyhyissä ehdotuksissa, joita joskus kutsutaan myös kirjeehdotuksiksi, kaksi ensimmäistä kappaletta yhdistetään yhdeksi, yleensä enintään 6–8 sivun pituiseksi.
saatekirje toimii lähetysasiakirjana. Monet tarjoajat käyttävät myös saatekirjettä tarjotakseen ehdotuksen sisällön hyvin lyhennetyssä muodossa, korostaakseen tarjoajan pätevyyttä, nimeäen hinnan ja pyytääkseen tilausta.
ehdotusasiakirja yleensä on seuraava rakenne:
- Etusivu. Tämä osa sisältää tyypillisesti nimesi ja yrityksesi nimen, sen henkilön tai yrityksen nimen, jolle ehdotus toimitetaan, ja jättämispäivän.
- Sisällysluettelo. Vaikka lyhyempiä ehdotuksia ei yleensä tarvita, niitä käytetään joskus monimutkaisissa muodollisissa ehdotuksissa. Tapauksissa, joissa asiakkaan eri osastot tarkastavat asiakirjan osat erikseen, sisällysluettelo on hyödyllinen tapa ohjata lukija nopeasti sellaisiin aiheisiin kuin sähkö, rakenne, lämmitys ja jäähdytys (rakennusprojektissa) '' tai ruoka Palvelut, musiikki, viihde, kuljetuspalvelut (festivaalin järjestämishankkeessa).
- Tiivistelmä. Yhteenveto voidaan lisätä tähän tai se voidaan toimittaa saatekirjeessä.
- Selvitys ongelmasta / ongelmasta / työstä. Tässä osassa toistetaan uudelleen muotoilemalla asiakkaan tavoitteet ja tavoitteet tarjoajan tulkitsemalla tavalla. Tämän ongelman uudelleenmuotoilun sisällyttäminen on arvokasta osoittamaan asiakkaalle, että tarjoaja ymmärtää asian oikein.
- Lähestyä. Tässä osiossa tarjoaja esittää yhteenvedon ehdottamastaan lähestymistavasta asiakkaan ongelman ratkaisemiseen tai tarvittavan tehtävän suorittamiseen. Ehdotettu lähestymistapa on usein avain työpaikan voittamiseen - jos hinta on oikea -, koska se osoittaa ainutlaatuisia keinoja, ajattelutapoja tai tekniikoita, miksi ne ratkaisevat ongelman ja miksi he ovat parempia vaihtoehdoista. Osien ei tarvitse olla yksityiskohtaisia. Yksityiskohdat jätetään metodologialle. Mutta siinä esitetään ehdotuksen strategiset elementit ja tuetaan niiden puolesta.
- Metodologia. Tässä osassa kehitetään yksityiskohtaisesti, miten lähestymistapa toteutetaan. Yksityiskohtaisuuden tulisi olla vain riittävä välittämään asiakkaalle vakuuttavasti, mitä tapahtuu ilman, että sotkeutuu yksityiskohtiin.
- Tarjoajan pätevyys. Tässä osiossa esitetään asiakirjat, miksi tämä tarjoaja tulisi valita pätevyyden, menneen historian ja vastaavien työpaikkojen onnistuneen suorittamisen perusteella aikaisemmin.
- Aikataulu ja vertailuarvot. Työn pääelementit näytetään tässä aikajanalla. Tarvittaessa määritetään erityiset vertailuarvot, jotka osoittavat välitavoitteiden onnistuneen saavuttamisen.
- Kustannusehdotus, maksuaikataulut ja lakiasiat. Tarjoaja tekee lopuksi esittämällä hinnan niin yksityiskohtaisesti kuin RFP: ssä vaaditaan. Aina on viisasta kiinnittää huomiota, kun tarjoaja odottaa saavansa osittaisia maksuja työn edetessä. Jos asiaan liittyy oikeudellisia asioita, ne voidaan sijoittaa tähän. Jos he ovat pitkiä, he voivat ansaita oman osan.
MENESTYKSELLISET EHDOTUKSET
Menestyneet ehdotukset ovat ennen kaikkea sitä, mitä asiakkaat kuvailevat 'reagoiviksi', eli tarjoaja on tehnyt kotitehtävänsä, tuntenut perusteellisesti asiakkaan tarpeet ja toiveet ja vastannut huolellisesti kaikkiin RFP: n näkökohtiin. Reagointikyky on viime kädessä paljon tärkeämpää, kaikki muu yhtä suuri kuin esityksen visuaalinen vetovoima tai jopa sen kirjoittamisen sujuvuus. Kaunis ja hyvin kirjoitettu ehdotus, joka jättää huomiotta tai jättää huomiotta asiakkaan projektin keskeiset elementit, menettää tylsän ehdotuksen, joka on muuten reagoiva. Kirjoittaminen Los Angeles Business Journal , Sharon Berman totesi, että 'Kotitehtävien tekeminen ja tarvittavien valmistelujen tekeminen voi tehdä kaiken. Tämä on erityisen tärkeää, kun otetaan huomioon ammatillisen ehdotuksen laatimiseen tarvittava valtava aika ja vaivaa. ' Tapaaminen tärkeimpien päättäjien kanssa etukäteen ja kyselykysymysten esittäminen tarkalleen, mitä he etsivät on vähimmäisvalmistelu. Tarpeetonta sanoa, että kilpailukykyinen hinta on poikkeuksetta lopullinen ratkaiseva tekijä tasavertaisten kilpailijoiden välillä.
RAAMATTU
Berman, Sharon. 'Kuinka suunnitella asiakkaita houkuttelevia yritysehdotuksia.' Los Angeles Business Journal . 3. tammikuuta 2000.
Gilliam, Stacy. 'Tehosta ehdotustasi.' Musta yritys . Kesäkuu 2005.
Sant, Tom. Vakuuttavat yritysehdotukset . AMACOM, 1. joulukuuta 2003.
