On päiviä, jolloin tunnen hukkuvan sähköpostiin. En vain voi vastata jokaiseen yksittäiseen ajoissa. Joten kun vihdoin pystyn viemään aikaa vastaamaan näihin sähköposteihin, sormeni alkavat kirjoittaa tämän lauseen: Anteeksi viivästyneestä vastauksesta ...
Tiedän, etten ole yksin.
Näistä viidestä sanasta on tullut niin yleistä sähköpostikulttuurissa, että niistä puhuttiin jopa viimeaikaisessa satiirisessa Huudot ja jyrinä -sarakkeessa New Yorker kirjoittanut Susanna Wolff.
Anteeksi viivästyneestä vastauksesta. Avasin sähköpostisi puhelimellani, kun päiväys oli kylpyhuoneessa, mutta sitten huomasin, että se vaati enemmän kuin 'kyllä' tai 'ei' vastauksen, päätin, että oli liian paljon työtä, merkitsin sen lukemattomaksi ja sitten unohdin sen kokonaan vasta tähän asti!
Halua taittaa valitettavasti viivästyneiden vastausten kieli jokaiseen sähköpostiviestiin, johon vastaan, on voimakas. Vaikka reagoisin yhtä nopeasti kuin seuraavana päivänä, tunnen itseni kutisevan anteeksi viivästyneestä vastauksestani.
Meidän on lopetettava sen sanominen, kuten Melissa Dahl huomauttaa Tiede meistä . Koska sähköpostit ovat harvoin tarpeeksi kiireellisiä vaatiakseen, että pyydämme anteeksi vastauksemme niihin viivästyneellä tavalla. Todellinen ongelma anteeksipyynnössä, koska et ole vastannut välittömästi jokaiseen sähköpostiin? Se luo ennakkotapaus, että meidän pitäisi vastata välittömästi jokaiseen sähköpostiin. Jos vastaat kohtuullisessa ajassa, mitä anteeksi pyytää?
Mutta koska anteeksi viivästyneestä vastauksesta on niin arkipäivää, miten voimme rikkoa tapamme? Tässä on muutama idea.
Aikaa estä sähköpostisi lähettäminen
Emme voi vastata välittömästi kaikkiin sähköposteihin niiden saapuessa. Tämä saa meidät puristamaan nämä vastaukset aina, kun meillä on aikaa, mikä voi viedä jonkin aikaa, mikä voi johtaa meidät alas vaarallisesta anteeksi viivästyneestä vastauksesta.
Yritä sen sijaan estää tietty päivä joka päivä, jolloin vastaat sähköposteihin. Noudattamalla aikakatkaisevaa tehtäväluettelojärjestelmää voit asettaa päiväsi tiettyjä tehtäviä varten. Sinun ei tarvitse vastata välittömästi sähköpostiin tai yrittää muistaa vastata myöhemmin. Vastaa sen sijaan päivässäsi valitsemallesi ajanjaksolle, jonka olet määrittänyt sähköpostille. '' Kun kaikki tehtävämme on asetettu tiettyyn päivämäärään, aikaan ja kestoon, nukumme vakaammin tietäen, että kaikki, mitä on tehtävä, on paikallaan '', ajanhallinnan asiantuntija Kevin Kruse kertoi Nopea yritys .
Lopeta vain pahoillani
Jos haluat mennä kylmään kalkkunaan ja lopettaa anteeksipyynnön lopullisesti, Gmailin Chrome-laajennus voi auttaa. Se on tavallaan oikeinkirjoituksen tarkistus, mutta kirjoitusvirheiden sijaan se saa kiinni tarkat sanat, kuten 'anteeksi' ja 'vain'. Olla nimeltään Ei vain pahoillani , laajennus varoittaa sinua, jos kirjoitat sähköpostia ja kirjoitat 'anteeksi', miettimättä paljon, miksi pyydät anteeksi.
Laita vastuu lähettäjälle
Jotkut sähköpostit saattavat edellyttää nopeaa vastausta. Mutta on vaikea kahlata postilaatikkosi meren läpi ja tietää tarkalleen, mitkä ne ovat.
Joten käyttäytymisekonomisti Dan Ariely keksi ratkaisun. Auttaakseen priorisoimaan päivittäin saamiensa noin 300 sähköpostin kiireellisyyden, hänen automaattinen vastauksensa pyytää lähettäjää täyttämään lomakkeen. Lomakkeessa lähettäjän on annettava tarkempia tietoja pyynnöstään, myös siihen mennessä, kun hän odottaa vastausta. Niiden ihmisten määrä, jotka tarvitsevat vastauksen heti? Vain kaksi prosenttia.
'Sähköpostilla käsittelemme kaikkea kuin meillä olisi kiire', Ariely sanoi vieraillessaan Bloombergin Pelisuunnitelma podcast. 'Tärkeän ja kiireellisen välillä on valtava ero.'
