Olemme kaikki olleet siellä: tuhlaa arvokasta aikaa kokouksessa, joka ei ole menossa mihinkään nopeasti.
Siitä on monia syitä, mutta usein se johtuu valmistautumisen puutteesta. Ajattele sitä: Voit lähettää esityslistan etukäteen, tarjota kaikki resurssit, joita tiimisi tarvitsee tuottavaan kokoukseen, mutta tämä ei tee mitään hyvää, elleivät ihmiset vie aikaa tarkistaa ja miettiä asioita etukäteen.
Ajatus siitä, että henkilökuntasi valmistautuu hyvissä ajoin ennen jokaista kokousta, on hieno, mutta saamme todellisuuden: Sitä ei yksinkertaisesti tapahdu.
Ja se tekee seuraavan taktiikan niin pelinvaihtajaksi.
Bezosin taktiikka: Aloita hiljaisuudesta
Sain tämän menetelmän ensimmäisen kerran Amazonin perustajalta ja toimitusjohtajalta Jeff Bezosilta a laaja-alainen haastattelu hän synnytti muutama vuosi sitten.
Haluan kutsua sitä: hiljainen aloitus.
Kuinka se toimii?
Joidenkin kokousten alkupöytäkirjoissa, ennen keskustelun aloittamista, Bezos ja hänen ylimmän johdon tiiminsä lukivat painettuja muistioita täydellisessä hiljaisuudessa. (Muistioiden tiedetään ulottuvan jopa kuuteen sivuun, ja hiljainen aloitus voi kestää jopa 30 minuuttia.) Tänä aikana moderaattori ja osallistujat tutustuvat. He kirjoittavat muistiinpanoja marginaaleihin.
Mutta mikä tärkeintä, he ajatella.
'' Uusille työntekijöille se on outo alkukokemus '', Bezos sanoo. 'He eivät vain ole tottuneet istumaan hiljaa huoneessa ja tekemään opintosalia joukon johtajien kanssa.'
Bezos sanoo, että tällä yhteisöharjoituksella on hieno tarkoitus: Se varmistaa kaikkien läsnäolijoiden jakamattoman huomion. Lisäksi se auttaa paremmin valmistautumaan tällaisia keskusteluja johtaviin henkilöihin - näiden taitojen ja keskittyvän ajattelun vuoksi, joka tarvitaan näiden muistioiden kokoamiseen.
'Täydellisiä lauseita on vaikea kirjoittaa', selittää kuuluisa perustaja. Heillä on verbejä. Kappaleissa on aihepiirejä. Ei ole mitään tapaa kirjoittaa kuuden sivun kertomuksellisesti jäsenneltyä muistiota, eikä sillä ole selkeää ajattelua. '
Jos pelkäät, että kokouksen aloittaminen pitkällä hiljaisuudella on haitallista, voin vakuuttaa teille, ettei se ole. Olen käyttänyt tätä menetelmää omissa kokouksissani ja todella säästää pitkällä aikavälillä. Kokousten perusta on asetettu reaaliajassa, aloittaen kaikki samalla sivulla. Jos alkuperäinen muistio tehdään oikein, se antaa todellisen suunnan ja auttaa vähentämään väärinkäsityksiä.
Mutta mikä parasta, hiljainen aloitus antaa ihmisillesi sen, mitä he tarvitsevat eniten parhaansa tekemiseksi:
Aika.
Kohdennettu ajattelu ja laajennettu pohdinta voivat johtaa syviin löytöihin. Ongelmana on, että täyteen postilaatikkoon ja ylikellotettuihin kalentereihin verrattuna monet eivät yksinkertaisesti vie aikaa tähän arvokkaaseen harjoitukseen.
Mutta tämä pieni muutaman minuutin sijoitus voi tuottaa valtavia osinkoja - mielekkäämmän keskustelun ja innostuneen yhteistyön muodossa. Se voi muuttaa kokoukset tuskallisesta ja välttämättömästä pahasta avoimempaan, nautinnollisempaan, tuottavampaan vaihtoon - paikkaan, jossa syntyy tai puhdistetaan hienoja ideoita.
Haluatko tarjota sen sinun joukkue tai organisaatio?
aurinko oinaassa kuu härässä
Sitten saatat harkita joidenkin tulevien kokousten aloittamista hiljaisena.
