'Liian monta kokousta' ja 'Liikaa aikaa tuhlataan tuottamattomissa kokouksissa'. Kun yritys kamppailee vähäisestä työntekijöiden sitoutumisesta, löydät aina yhden näistä valituksista lähellä luettelon kärkeä.
Nämä näyttävät valituksilta kokouksista, mutta oikeastaan nämä ovat lausuntoja siitä, että heitä kunnioitetaan.
Kun joku sanoo olevansa liian monissa kokouksissa, he sanovat, että ihmisiä, jotka kutsuvat näitä kokouksia, eivät kiinnitä huomiota kaikkiin muihin tärkeisiin töihin lautasellaan. Työntekijä käy enemmän kokouksissa kuin heidän työmääränsä sallii, pakottaen heidät varastamaan aikaa taukoilta, lomilta ja perheiltä, jotta he voivat tehdä työn, jonka heidän on suoritettava saadakseen palkkansa.
Kun joku valittaa ajan tuhlaamisesta * tuottamattomissa * kokouksissa, he sanovat, että kokouksen johtaja ei kunnioittanut ryhmää tarpeeksi suunnitellakseen tuottavaa kokousta. Kiireinen johtaja voi väittää, että heillä ei vain ollut aikaa laatia kokoussuunnitelmaa, mikä pahentaa sitä, koska nyt on hyvin selvää, että johtajan aika on arvokasta, mutta on hyväksyttävää tuhlata kaikkien muiden aikaa.
Suorituskykyiset organisaatiot pitävät oikeat kokoukset oikeiden ihmisten kanssa oikeaan aikaan. He kunnioittavat aikaa, jonka työntekijät investoivat kokouksiin, ja varmistavat, että sitä käytetään tuottavasti.
Ajan alkamisella ja lopettamisella on merkitystä, samoin kuin ajan jakaminen kokouksessa oikeudenmukaisesti. Ehkä vielä tärkeämpää on, että huomaavainen johtaja pyrkii suunnittelemaan kokouksia, jotka minimoivat häiriöt muussa työssä ja välttävät tarpeettomien osallistujien haittaa.
Tässä on viisi tapaa rakentaa kunnioitus tapaamiesi aikatauluihin.
1. Suunnittele kokoukset luonnollisina siirtymäajoina tehtävien vaihtamisajan minimoimiseksi.
Tehokas ajoitus parantaa keskittymistä kokousten aikana, vähentää tehtävänvaihtokustannuksia ja lisää tuottavaa kohdennusaikaa muuhun työhön. Tehtävänvaihto on aika, joka kuluu huomion siirtämiseen tehtävästä toiseen ja keskittymiseen uudelleen. Tehtävänvaihtosakko voi tyhjentyä missä tahansa ylimääräisessä 10-50 minuutissa päivästä.
Kokoukset pidettiin ensimmäisenä aamulla, juuri ennen keskipäivän taukoa, ja päivän päätteeksi ne sopivat aikoihin, jolloin työ on jo luonnollisesti häiriintynyt. Tämä luo vain yhden, eikä kahta, tehtävänvaihdon keskeytystä kullekin kokoukselle.
2. Suunnittele kokoukset riittävästi aikaa valmistautumiseen.
Kaikkien on oltava valmistautuneita pitääkseen kokouksessa käytetyn ajan tuottavaa ja kohdennettua. He tarvitsevat aikaa tarkistaa esityslistan, lukea kaikki raportit ja pohtia heidän esittämiään kysymyksiä.
Vähintään kaksi päivää etukäteen suunnitellut kokoukset antavat ihmisille aikaa tulla valmistautuneiksi.
3. Jätä aikaa kokousten välillä siirtymiä varten.
Tuottavat kokoukset alkavat ajoissa, mikä on mahdotonta, kun ihmisillä ei ole tarpeeksi aikaa lähteä yhdestä kokouksesta ja päästä seuraavaan.
Päivinä, joissa on useita kokouksia, kokousten aikatauluttaminen päättymään vähintään 10 minuuttia ennen seuraavan kokouksen alkua varmistaa, että ihmisillä on aikaa siirtyä sulavasti. Tämä on tarpeeksi aikaa tehdä nopea matka vessaan ja palauttaa muutama kiireellinen viesti, mikä tekee valtavan eron kaikkien kyvyssä keskittyä.
4. Estä koko tai puoli päivää 'Ei kokouksia' -aikana.
Suorituskykyiset henkilöt estävät säännöllisesti työnsä, jonka haluavat tehdä. Tunnetaan aikakatkaisuna, ja voit kertoa tämän hyödyn koko ryhmälle määritetyllä kokouksettomalla kohdeajalla.
Tämä kertoo kaikille, että he voivat luottaa siihen, että heillä on useita peräkkäisiä tunteja yksittäisen työn tekemiseen joka viikko, mikä helpottaa suunnittelua, vähentää ahdistusta ja lisää tuottavuutta. Tämä on erityisen avain tietotyöntekijöille, jotka tarvitsevat suuria keskeytymättömiä aikoja parhaan työnsä tekemiseksi ja 'virtaan pääsemiseksi'.
Esimerkiksi tiimimme jättää sekä tiistai että perjantai kokouksista vapaana.
5. Tee kokouksista valinnainen.
Lopuksi yksinkertaisin tapa kunnioittaa kaikkien aikaa on kunnioittaa heidän harkintaansa siitä, kuinka käyttää parasta aikaa. Jos tiimisi kokee, että kokouksia on liikaa, ilmoita heille, että he voivat kieltäytyä kokouksista, joita heidän mielestään ei tarvita.
Ja jos he kokevat, että kokous ei ole tuottava, omaksukaa 'kahden jalan laki'. Tämän vuoksi on okei poistua kokouksesta hiljaa, kun huomaat, että se ei ole hyvä aikasi käyttö.
Jos organisaatiosi pyrkii pitämään tuottamattomat kokoukset kalenterin ulkopuolella, noudattamalla vain muutama näistä vinkeistä, sillä käytännöt lähettävät voimakkaan kunnioituksen viestin. Kun työskentelet suunnitellaksesi kokouksia, jotka kunnioittavat kaikkien aikaa, voit hyötyä siitä, että sinulla on sitoutuneempia ja uskollisempia työntekijöitä, jotka asettavat tuon ajan sinulle.