Tutkimus, kyselyn jälkeen, kyselyn jälkeen on samaa mieltä - kokoukset ovat kauhistuttavaa ajanhukkaa ja kaikki vihaavat niitä.
Mutta jos toimistosi jokainen elävä sielu huokaa, kun uusi kokouskutsu tulee, miksi vietät silti huomattavan osan viikostasi istumalla kokoushuoneissa?
Osa vastauksesta on todennäköisesti tehottomia kokouskäytäntöjä. Joitakin ongelmaa voitaisiin lievittää oppimalla pitämään nopea ja tuottava kokous. Mutta jotkut näistä kokoontumisista ovat korjaamattomia, eikä niiden pitäisi yksinkertaisesti tapahtua - ainakin sinulle.
Tätä viimeistä tapaamistyyppiä ei voida korjata paremmalla logistiikalla. Ne on yksinkertaisesti poistettava aikataulustasi. Missä kohtaat toisen suuren syyn jatkuvaan kokouksen turvotukseen - heille on vaikea sanoa ei. Jos kutsu on peräisin pomoltasi, et halua loukata kokoontumisen hyödyllisyyttä. Sama koskee kollegaa, ja asiakkaita voi olla vaikeinta kääntää pois kaikista.
Mutta älä epätoivo, on mahdollista päästä kohteliaasti kohteliaasti loukkaamatta ketään tai näyttämättä laiskalta. HBR: ssä hiljattain tarjosi 3COzen perustaja Liane Davey erityisiä ehdotuksia, jotka perustuvat yhteisiin kokousasioihin .
1. Kun et ole valmis kokoukseen
Ei tietenkään siksi, että olet löysä, vaan koska tiimillä ei ole ollut tarpeeksi aikaa tutkia, miettiä, valmistautua jne. Keskusteltavista aiheista. Tällöin Davey ehdottaa, että yritetään lykätä kokoontumista seuraavalla kielellä: '' Tämä on mielenkiintoinen aihe. Kuluvan vuoden painopisteidemme perusteella en ole varma, olemmeko vielä valmiita tuottavaan keskusteluun. Olisiko mahdollista siirtää tämä kokous takaisin ja antaa työryhmän edetä hieman enemmän ennen tapaamistamme? '
2. Tarvittaessa ihmisiä puuttuu
Joskus voit huomata aikaa vievän kokouksen kilometrin päässä. Esimerkiksi kun kaikkia päätöksen tekemiseen tarvittavia osapuolia ei ole läsnä, tiedät, ettet todellakaan lähde toimintakohteiden kanssa.
Korosta asia kutsuttajalle sanomalla jotain tällaista: 'Odotan innolla joidenkin päätösten tekemistä tästä asiasta. Kokouksen kutsusta ei näytä siltä, että tuotanto [tai kuka tahansa] olisi mukana. Haluaisin odottaa, kunnes joku tuotannosta on valmis liittymään. Muuten emme voi tehdä päätöksiä. '
3. Kun olet väärä henkilö osallistumaan
Joskus ongelma ei ole mikään luontainen suunnitellulle kokoukselle - se olet sinä. Et yksinkertaisesti tiedä tarpeeksi tai et ole mukana ongelmassa oikealla tavalla osallistua hyödyllisesti. Davey tarjoaa tämän esimerkkikoodin näihin tilanteisiin: 'Olen imarreltu, että olet kiinnostunut panoksestani. En usko, että olen pätevin tähän aiheeseen. Kaivoin vähän ja näyttää siltä, että Patilla olisi tarvittava konteksti. Voisitko kutsua Patin mieluummin kuin minä? ' (Anteeksi, Pat.)
Vaihtoehtoisesti voit potkaista vastuun osallistua alaiseen tai jopa pomollesi. Koko viestissä , Davey tarjoaa ehdotettua kieltä myös näissä tapauksissa.
4. Kun ajoitus on erittäin hankalaa
Joissakin muissa tapauksissa kokous on hyvin järjestetty ja voit osallistua, mutta kokouksen ajoitus on vain kauhea tuottavuudellesi. Oletko jumissa? Ei, sanoo Davey, joka ehdottaa, että kieltäydytään, mutta 'vie muutama minuutti muistiinpanojen kokoamiseen ja puheenjohtajan tai sopivan osanottajan ohjeistamiseen'.
Vastauksena kutsuun hän tarjoaa tämän ehdotetun kielen: 'Tästä tulee tärkeä keskustelu. En voi osallistua, mutta löydän jonkin aikaa jakaa ajatukseni, jotta voit sisällyttää ne keskusteluun. '
5. Kun suurin osa kokouksesta on merkityksetön sinulle
Entä kun vain yksi tulevan kokouksen viidestä tai kymmenestä esityslistan kohdasta on sinulle merkityksellinen? Älä vain istu siellä peukaloilla läpi 80 prosenttia keskustelusta, Davey neuvoo. Sen sijaan, tee selväksi, että olet vetäytynyt pois aikaisin, vastaamalla kutsuun noin tältä: 'Voisiko kattaa uudelleenbrändin keskustelun ensimmäisenä esityslistana? En voi jäädä koko kokoukseen, mutta haluaisin todella osallistua siihen. '
Tietysti ei-sanominen ei ole vaikeaa vain kokouksissa. Olet todennäköisesti törmännyt samaan ongelmaan, joka koskee väärin suunniteltuja tai väärin suunnattuja pyyntöjä myös muilla työelämän alueilla. Onneksi siellä on yhtä hyviä neuvoja tarkasta tavasta sanoa kieltävästi myös muille tavallisille toimistoille.