Jos tietokoneesi on täynnä epäjärjestettyjä tiedostoja ja tarpeettomia sovelluksia, on vaikea saada aikaan töitä. Paitsi että sinun on vaikea löytää tarvitsemaasi sisältöä, kun tarvitset sitä, tunnet myös lisää stressiä ja saatat myös olla helpommin hajamielinen.
Silti useimmille ihmisille on haastavaa järjestää tietokoneen työpöytä mielekkäällä ja intuitiivisella tavalla.
Voit aloittaa tunnustamalla tärkeimmät haasteet, jotka estävät järjestäytyneen työpöydän:
- Standardin valitseminen. Jos sinulla ei ole ideaa tiedostojen järjestämisestä, et koskaan aloita. Organisaatiomenetelmää koskevan analyysin halvaus voi tappaa joitakin ponnisteluja ennen kuin ne edes alkavat.
- Tyhjennä sotku. Siistolla on voimakas vaikutus stressisi ja emotionaalisen hyvinvoinnin suhteen, mutta tiedostoja on vaikea poistaa, jos luulet olevan mahdollisuus käyttää niitä uudelleen tulevaisuudessa. Tietokoneella on erittäin helppo sotkea tarpeettomilla esineillä.
- Ajan löytäminen. On melkein mahdotonta automatisoida työpöydän organisointiprosessia, mikä tarkoittaa, että sinun on varattava aikaa manuaaliseen tekemiseen - aikaa, jonka monet työntekijät kokevat, ettei heillä ole.
- Pysyminen johdonmukaisena. Kun olet päättänyt organisaatiostandardista, sinun on sovellettava sitä jatkuvasti tulevaisuudessa. Täällä suurin osa ihmisistä epäonnistuu.
Keskityn nyt strategioihin, joita voit käyttää järjestäytyessäsi - ja pysyäksesi siinä:
1. Yhdistä tärkeimmät sovelluksesi.
Ensin kartoitetaan sovelluksesi, jotka ovat tärkeimpiä sijaintisi kannalta. Sinulla voi olla kolme tai neljä, joita käytät päivittäin, tai tilauspaketti ohjelmistoja, jotka tarjoavat sinulle suurimman osan tarvitsemastasi toiminnasta. Saatat esimerkiksi pystyä yhdistää toiminnot useista sovelluksista yhdellä, kattavalla ratkaisulla, tai korvaa ajan myötä kertynyt hodgepodge-kokoelma yhdellä sovellussarjalla.
2. Poista tai piilota se, mitä et käytä vähintään viikoittain.
Seuraavaksi aloita kuuntelemalla mitä voit . Jos et muista, milloin viimeksi käytit sovellusta, poista se. Jos et voi kuvitella skenaariota, johon tarvitset tietyn tiedoston, poista se. Jos näyttää siltä, että se saattaa olla tarpeetonta, mutta kamppailet päätöksen kanssa, luo kansio, johon voit tallentaa nämä harvoin käytetyt tiedostot ja sovellukset - ja työnnä sitten kansio pois tieltä.
3. Päätä tiedostojen nimeämiskäytännöstä.
Seuraava, päättää nimeämiskäytännöstä tiedostoillesi, joita voit käyttää jatkuvasti. Voit esimerkiksi koodata jokaisen tiedoston päivämäärällä, joten ne on lueteltu aikajärjestyksessä ja sisällyttää sitten kunkin asiakkaan nimi asiakkaalle, jotta voit etsiä nopeasti asiakaskohtaisesti. Aloita nimetä kaikki tiedostot, jotka eivät vielä noudata tätä käytäntöä, ja tee muistiinpanoja, jotta voit käyttää sitä johdonmukaisesti tulevaisuudessa.
4. Luo kansio- ja alikansiojärjestelmä.
Yritä pitää jokainen tiedosto tietokoneellasi tai pilvitallennustililläsi tiukasti järjestetyssä kansio- ja alikansiojärjestelmässä. Sinulla pitäisi olla kourallinen 'pääkansioita (kuten Asiakirjat, Taideteokset tai Mallit) ja näissä pääkansioissa useita alikansioita asiakkaiden tai tiettyjen tiedostotyyppien perusteella. Joissakin tiedostoissa voi olla useita luokkia; näitä varten sinun on tehtävä yksilöllinen arviointipyyntö. Muista, että voit aina suorittaa haun, jos jotain löytyy.
5. Mukauta taustaa.
Jos haluat työpöydän olevan entistä intuitiivisemmin järjestetty, harkitse luomalla mukautetun taustan , jaettu selkeisiin osiin. Voit esimerkiksi nimetä ruudun vasemman reunan 'eniten käytetyt sovelluksesi' ja keskiosan 'usein käytetyt tiedostot'.
6. Käytä ylimääräistä aikaa uuden sisällön lajittelemiseen.
On houkuttelevaa pudottaa uudet tiedostot työpöydällesi sattumanvaraisesti, kun kiire on, mutta jos haluat pysyä järjestäytyneenä, sinun on sitouduttava tekemään aika kaikkien uusien tiedostojen ja sovellusten pitämiseen oikeassa järjestyksessä (ja asianmukaiset nimeämiskäytännöt). Se kestää korkeintaan muutaman minuutin, joten sen ei pitäisi olla paljon sitoutumista.
7. Ajoita toistuva puhdistus.
Aikaa toistuva istunto puhdistaaksesi työpöydän, jotta kalenteri ei ole vielä täynnä muistutuksia ja tehtäviä. Jonkin ajankohtainen sijoittaminen kerran viikossa tai jopa kuukaudessa voi estää työpöydän siistimisen.
Kun työpöytäsi on riittävästi järjestetty, löydät etsimäsi paljon helpommin, tunnet itsesi elvytetyksi ja saatat jopa löytää paremman tuulen koko työpäivän ajan. Organisoituminen saattaa viedä aikaa, mutta lopputulokset ovat sen arvoisia.