Vaikka henkilökohtainen elämä on järjestetty täydellisesti, ei ole aina helppoa siirtää näitä taitoja työelämään. Olitpa yrittäjä, freelancer tai työntekijä, järjestäytyminen työssä on avain tehokkuuteen, ajansäästöön ja määräaikaistuntoon.
Mitä paremmin järjestäytynyt olet, sitä yksinkertaisempi työsi on.
Jos organisaatiotaitosi ovat tällä hetkellä melko säälittäviä, nämä viisi vinkkiä auttavat sinua pääsemään liikkeelle tänään:
1. Aloita kynällä ja paperilla
Maailmassa on miljoona digitaalista työkalua, jotka auttavat ihmisiä hallitsemaan työelämää. Jos sinulla on yksi, jonka haluat kokeilla, se on fantastista, mutta jos olet uusi organisaation maailmassa, kannattaa aloittaa vain kynällä ja paperilla.
Miksi? Koska ne ovat halpoja, sinulla todennäköisesti on ne heti ulottuvilla, ja ne auttavat sinua liikkeelle.
Jos aloitat parempaa organisaatiota etsimällä online-artikkeleita parhaista organisaation widgeteistä ja ilmoitusvaihtoehdoista, eksyt yksityiskohtiin etkä koskaan aloita järjestämistä. Parasta on selvittää, miten järjestät asiat, ja löytää sitten työkalu, jonka avulla voit tehdä sen sen sijaan, että yrität sovittaa työkalua alusta alkaen.
2. Embrace-luettelot
Kun olet vasta aloittamassa järjestäytymistä, sinun on suoritettava kokonaistutkimus levyistä, jotka pyörii, samoin kuin mitä tehtäviä sinun täytyy työskennellä eteenpäin.
Luettelot ovat loistava tapa aloittaa. Luettelot saavat kaiken irti päästäsi ja vapauttavat aivotilaa monimutkaisempiin tehtäviin tiellä.
Jos yrität laittaa kaiken yhteen luetteloon, olet todennäköisesti hukkua ja haluat lopettaa. Parempi suunnitelma on aloittaa laajoilla luokilla.
Sinulla voi olla esimerkiksi Tehtävät tänään, Tehtävät tällä viikolla ja Käynnissä olevat pitkäaikaiset. Silloin sinulla voi olla luokkia kaikille suurille hankkeille, jotka ovat tulossa tai ovat käynnissä.
Kun sinulla on luokkasi, aloita luettelon tarkemmat tuotteet. Tämän päivän tehtäväluetteloon voi kuulua esimerkiksi työtovereiden tilan tarkistaminen, sähköpostin lähettäminen toiselle osastolle nähdäksesi, mitä raportissa tapahtuu, ja esimerkiksi palkanlaskennan lähettäminen.
Kun jaat tehtäviä projekteissasi, saatat pystyä jakamaan ne tehtäviksi, jotka lopulta siirtyvät Tänään- tai Tämän viikon tehtäväluetteloihin.
3. Hyväksy prioriteetit
Kun sinulla on hyvä käsitys siitä, mitä olet tekemässä, seuraava askel on selvittää, mitä tapahtuu heti.
Usein on hyvä järjestää päivittäinen aikataulusi tavalla, joka antaa sinulle luonnollisia taukoja ja muutoksia mielessäsi virkistämiseen. Voit esimerkiksi ajastaa paperin puhdistamisen tunnin ajaksi pöydältäsi ja kävellä sitten toiseen osastoon tarkistamaan kohteen tilan.
Monet erittäin järjestäytyneet ammattilaiset valitsevat tehtäväluettelostaan kolme asiaa juuri nyt ja valitsevat sitten kolme muuta, kun ne on tehty. Tämä auttaa pitämään heidät liikkeessä ylikuormittamatta esineiden määrää.
4. Valitse järjestämisaika huomenna
Mikä saa sinut tuntemaan olosi hyväksi päivässäsi? Tuntuuko sinusta paremmin tietäen, että voit käydä töissä ja sukeltaa suoraan projektiin, joka vaatii paljon keskittymistä ja huomiota ensin?
Kun tiedät kuinka haluat aloittaa päiväsi, voit valita milloin sinulla on tapana järjestää. Yleensä päivän alku tai loppu on paras.
Ihmiset, jotka haluavat järjestää päivän alussa, haluavat usein aloittaa selkeällä tavoitteella tai helpolla tai kahdella tehtävällä, kun taas ne, jotka haluavat järjestää päivän päätteeksi, haluavat jättää työpaikan töihin ja olla valmiita huomiseksi.
5. Palkitse itsesi menestyksestä
Jos haluat luoda tapan, sinun on palkittava itsesi menestyksestäsi. Joillekin ihmisille pelkkä esineiden ylittäminen tehtäväluettelosta on riittävä palkinto; toisille ylimääräinen tauko tai mukava kahvi aamulla palkkiona asioiden tehostamisesta saattaa toimia.
Sinun tulisi valita jotain, joka saa sinut hymyilemään, ja tuntemaan tekevänsi jotain hyvää lähestymällä työsi järjestäytyneemmällä tavalla.
Kuulemme usein, että yrittäjät ovat liian kiireisiä järjestäytyäkseen. Totuus on, että kuka tahansa voi järjestää työnsä, ja mitä järjestäytyneempi voit olla, sitä vähemmän sinusta tuntuu. Sinulla voi olla paljon tekemistä, mutta tunne hallitsemattomuudesta ja tulipalojen sammuttamisesta hiipuu, jolloin voit keskittyä yrityksesi kannalta tärkeimpiin näkökohtiin.
Mitä temppuja ja vinkkejä tarjoat ihmisille, jotka yrittävät juuri nyt järjestäytyä?