Jeff Bezos kielsi äskettäin PowerPointin kokouksista Amazonissa ja vaati, että kokoukset alkavat sen sijaan, että osallistujat lukevat hiljaa paperiversion, joka sisältää ongelman keskustelemiseen tarvittavat tiedot.
Tämä ei ole yllättävää, kun otetaan huomioon merkittävä tieteellinen tutkimus, jonka mukaan PowerPointin käyttö vähentää organisaation älykkyyttä. PowerPointin korvaaminen 'tiedotustodistuksilla' (kuten Bezos on tehnyt) ei kuitenkaan ole vain hyvää tiedettä; se on myös uskomattoman älykäs taloudellinen siirto seuraavista kolmesta syystä:
- Se säästää aikaa. PowerPoint kommunikoi esittäjän keskustelunopeudella; tiedotusasiakirja kommunikoi yleisön lukemalla nopeudella. Tunnin (ilman keskeytyksiä tai keskustelua) vievä esitys tiivistyy vain viiteen minuuttiin.
- Se säästää aikaa. Koska tiedotusasiakirja antaa tärkeät tiedot kokouksen alussa, kaikki ovat kirjaimellisesti 'samalla sivulla' ja keskustelu on lyhyempää ja asiaankuuluvampaa. Lisäksi, koska esitys tarvitsee esittäjän, yhden on pakko osallistui kokoukseen saadakseen tietoja. Esittelyasiakirjan avulla ihmiset, jotka tarvitsevat vain tietoja (mutta joiden ei tarvitse osallistua), voivat yksinkertaisesti lukea asiakirjan ja ohittaa kokouksen.
- Se säästää aikaa. Esittelyasiakirja eliminoi kolme pahinta PowerPoint-aikaa tuhlaavaa: a) 'He eivät voi kiinnittää tätä Jelloa seinälle' -esityksiä, b) 'En valmistautunut niin-olen -esitysten käyttäminen-minun-standardi-liukukansi-esityksissä; ja, mikä pahinta, c) 'Rakastatko jumalaa-tuletko-palatko sinne?' esitykset.
Mainitsinko, että se säästää aikaa? Hyvä, koska kuten olen aiemmin huomauttanut, keskimääräinen johtaja viettää noin 50 prosenttia ajastaan kokouksissa (joista kolmasosa on täysin hyödytöntä). Tämä on valtava tuottavuuden tyhjennys, joka ylittää PowerPointin surullisen kyvyn vähentää organisaation älykkyyttä.
Joten tehdään numerot. Koska tiedotusasiakirjat ovat (ainakin) kaksi kertaa aikatehokkaampia kuin PowerPoint ja pyrkivät eliminoimaan kaikkein turhimmat kokoukset korvaamalla PowerPoint tiedotustodistuksilla, Bezos lisäsi tehokkaasti koko yrityksen hallinnan tuottavuutta vähintään 25 prosenttia.
Olen tutkinut ja kirjoittanut toimistotekniikkaa ja johtamistekniikkaa yli 20 vuoden ajan. On vain vähän tekniikoita tai tekniikoita, joilla toteutettuna on läheskään tällaista dramaattisesti positiivista vaikutusta tuottavuuteen.
Mutta se ei ole kaikki. PowerPointin kieltäminen tiedotustodistusten puolesta maksaa Bezosille ja Amazonille täsmälleen 0,00 dollaria. Kaikissa käytännön tarkoituksissa se on loputon ROI.
Melko fiksu, eikö?