Suullinen viestintä kuvaa kaikenlaista vuorovaikutusta, jossa käytetään puhuttuja sanoja, ja se on tärkeä, olennainen osa liike-elämää, varsinkin aikakaudella, jota kutsutaan tietokaudeksi. 'Kyky kommunikoida tehokkaasti puhumisen ja kirjoittamisen kautta on erittäin arvostettua ja vaadittua liiketoiminnassa', Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt ja Jane Thomas kirjoittivat kirjassaan. Tehokas liikeviestintä . 'Liiketoiminnan toiminnallisten alueiden sisällön tunteminen on tärkeää, mutta näiden ajatusten elävöittäminen - kokouksissa tai yksin esitelmissä - edellyttää tehokasta suullista esitystä.' Organisaatiossa yleisesti käytettyjä suullisen viestinnän tyyppejä ovat henkilöstökokoukset, henkilökohtaiset keskustelut, esitykset, puhelinkeskustelu ja epävirallinen keskustelu. Suullinen viestintä organisaation ulkopuolisten kanssa voi tapahtua henkilökohtaisten tapaamisten, puhelinsoittojen, puheiden, puhelinneuvottelujen tai videoneuvottelujen muodossa.
Keskustelunhallintataidot ovat välttämättömiä pienyritysten omistajille ja johtajille, jotka usein kantavat suuren taakan esimerkiksi asiakkaan / asiakkaan esittelyissä, työntekijöiden haastatteluissa ja kokousten pitämisessä. Jotta suullinen viestintä olisi tehokasta, sen on oltava selkeä, merkityksellinen, tahdikas fraseologiassa ja sävyssä, ytimekäs ja informatiivinen. Esitykset tai keskustelut, joissa on nämä tunnusmerkit, voivat olla korvaamaton työkalu liiketoiminnan terveyden ja kasvun varmistamisessa. Toisaalta epäselvä, epätarkka tai epäasianmukainen liikeviestintä voi tuhlata arvokasta aikaa, vieraantua työntekijöitä tai asiakkaita ja tuhota liikearvon johdolle tai koko liiketoiminnalle.
SUULLINEN ESITTELY
Julkinen esitys pidetään yleisesti tärkeimpänä suullisen liikeviestinnän eri genreistä. Kuten kaikentyyppisessä viestinnässä on totta, julkisen puheen tai huomautusten valmistelun ensimmäinen askel on määrittää viestinnän olennainen tarkoitus / tavoite. Kuten Hildebrandt, Murphy ja Thomas huomauttavat, yritysesittelyillä on yleensä yksi kolmesta yleisestä tarkoituksesta: suostutteleminen, tiedottaminen tai ohjeistaminen tai viihdyttäminen. Tarkoituksesta seuraa pääideoita, jotka sisällytetään esitykseen. Nämä ideat tulisi tutkia perusteellisesti ja mukauttaa yleisön tarpeisiin.
Ideat tulisi sitten järjestää sisällyttämään johdanto, pääosa tai teksti sekä yhteenveto tai johtopäätös. Tai, kuten vanha sanonta puheiden pitämisestä kuuluu: 'Kerro heille, mitä aiot kertoa heille, kerro heille ja kerro heille, mitä olet kertonut heille.' Johdannossa tulisi herättää kuuntelijan kiinnostus ja määritellä esityksen loppuosan teema. Päärungon tulisi keskittyä painopisteisiin. Johtopäätöksen tulisi muotoilla uudelleen avainkohdat ja tiivistää välitettävä viesti.
Visuaaliset apuvälineet voivat olla hyödyllinen osa joissakin esityksissä. Olipa niiden heijastettu tietokoneelta, näytetäänkö liitutauluilla, kuivalevytauluilla tai fläppitauluilla, visuaalisten apuvälineiden tulisi olla mielekkäitä, luovia ja mielenkiintoisia, jotta puhuja saisi viestin. Avain visuaalisten apuvälineiden onnistuneeseen käyttöön on, että niiden tulisi tukea esityksen teemaa, tukea sen välittämisessä, mutta tehdä niin vahingoittamatta olemalla huolimaton, monimutkainen tai jopa liian viihdyttävä.
Kun esitys on järjestetty ja visuaaliset apuvälineet on valittu, puhujan tulisi harjoittaa esitys ääneen ja tarkistaa tarvittaessa, jotta se sopisi aikarajoitteisiin ja jotta pääkohdat voidaan peittää perusteellisesti. Se voi auttaa harjoittelemaan peilin edessä tai ystävän edessä luottamuksen lisäämiseksi. Hyvä suullinen esitys sisältää siirtymälauseita, jotka auttavat kuuntelijoita liikkumaan materiaalissa, eikä se ole liian pitkä tai tekninen. On myös tärkeää, että puhuja ennakoi kysymykset, joita yleisöllä saattaa olla, ja joko sisällyttää nämä tiedot esitykseen tai olla valmiita vastaamaan niihin kysymyksen ja vastauksen aikana esityksen lopussa. Ammattimainen ja ystävällinen esitys on toinen avain tehokkaaseen kommunikaatioon, olipa paikka sitten konferenssi, juhla, juhlapäivä tai johdon vetäytyminen. 'Tunnustaa, että kun puhut yritystapahtumassa, edustat yritystäsi ja toimistoa kyseisessä yrityksessä', totesi Steve Kaye IIE-ratkaisut . 'Käytä tapahtumaa tilaisuutena edistää hyvää tahtoa. Vältä valituksia, kritiikkiä tai kiistoja. Nämä vieraannuttavat yleisön ja tuhoavat uskottavuutesi nopeasti. Sen sijaan puhu siitä, mitä yleisö haluaa kuulla. Ylistä isäntäsi, kunnioita tilaisuutta ja onnittele osallistujia. Säteilee menestystä ja optimismia. '
Suulliset esitykset voidaan toimittaa ulkonäöltään (ääriviivoista tai muistiinpanoista); lukemalla käsikirjoituksesta; tai muistista. Äärimmäistä lähestymistapaa mainostetaan usein menetelmänä, jonka avulla puhuja voi saada silmäkosketuksen ja kehittää yhteyden yleisön kanssa välittäen samalla asiaankuuluvaa tietoa. Käsikirjoituksesta lukemista käytetään useammin pidempään ja / tai yksityiskohtaisempaan viestintään, joka peittää paljon maata. Sillä välin muistiinpanoa käytetään yleensä vain lyhyissä ja / tai epävirallisissa keskusteluissa.
Tehokkaiden suullisten esitysten toimittaminen vaatii puhujan harkitsemaan äänenkorkeuttaan, nopeuttaan ja äänenvoimakkuutta. On tärkeää sisällyttää muutokset äänenkorkeuteen korostuksen lisäämiseksi ja yksitoikkoisuuden välttämiseksi. On myös hyödyllistä muuttaa puhumisnopeutta ja sisällyttää taukoja, jotta kuuntelija voi pohtia koko viestin tiettyjä elementtejä. Sopivan äänenvoimakkuuden löytäminen on ratkaisevan tärkeää myös esityksen onnistumisen kannalta. Lopuksi puhujien tulee olla varovaisia, ettet lisää vieraita sanoja tai ääniä - kuten 'um', 'tiedät' tai 'okei' - esityksen sanojen tai lauseiden väliin.
Sanattomat elementit, kuten ryhti, eleet ja ilmeet ovat myös tärkeitä tekijöitä hyvän suullisen viestintätaidon kehittämisessä. 'Ulkonäkösi heijastaa sisäistä mielialaasi', Hildebrandt, Murphy ja Thomas vahvistivat. 'Siksi hyvä ryhti viittaa asemaan ja luottamukseen; älä seiso jäykän huomion edessä tai huolimattomalla rennolla pukeutumisella palkintokorokkeelle, mutta pystytä painosi kanssa suunnilleen tasaisesti kummallekin jalalle. ' Jotkut liikkeet voivat olla hyödyllisiä pitämään kuuntelijoiden huomiota tai lisäämään painotusta, mutta jatkuvaa siirtymistä tai tahdistusta tulisi välttää. Vastaavasti käden ja käsivarsien eleitä voidaan käyttää osoittamaan, kuvaamaan tai korostamaan, mutta niiden tulisi olla erilaisia, huolellisesti ajoitettuja ja mukautettuja yleisölle. Lopuksi, hyvien puhujien tulisi olla usein silmäkosketuksessa yleisön kanssa, antaa heidän ilmeensä ilmaista kiinnostuksensa esittämiinsä ideoihin ja pukeutua tilanteeseen sopivalla tavalla.
Pienyrittäjät heijastavat väestöä siinä mielessä, että heidän innostuksensa julkiseen puhumiseen vaihtelee huomattavasti yksilökohtaisesti. Jotkut yrittäjät nauttivat parrasvalosta ja menestyvät tilanteissa, joissa vaaditaan julkisia (virallisia tai epävirallisia) esityksiä. Toiset ovat vähemmän taitavia julkisessa puhumisessa ja välttävät joutumista tällaisiin tilanteisiin. Yrityskonsultit kuitenkin kannustavat yrittäjiä käsittelemään julkisia esityksiä ja suullisia viestintätaitoja mahdollisesti korvaamattomana työkaluna liiketoiminnan kasvussa. 'Voit harkita esitysvalmentajan palkkaamista tai osallistumista työpajaesitykseen', Kaye neuvoi. '' Nämä palvelut voivat näyttää kuinka maksimoida vaikutuksesi puhuessasi. Itse asiassa tällaisten taitojen oppiminen on pitkäaikainen investointi tulevaisuuteesi tehokkaana johtajana. '
RAAMATTU
Hardingham, Alison. 'Lataus tarkoituksella.' Henkilöstöjohtaminen . 30. maaliskuuta 2000.
Holmes, Godfrey. `` Tactical Blunder ''. Kirjanpito . Kesäkuu 2000.
Kaye, Steve. 'Vaikuta tyylillä: esitysvinkkejä johtajille.' IIE-ratkaisut . Maaliskuu 1999.
Murphy, Herta A., Herbert W.Hildebrandt ja Jane P. Thomas. Tehokas liikeviestintä . Seitsemäs painos. McGraw-Hill, 1997.
Rosenbaum, Bernard L., 'Esitystekniikat'. Amerikkalainen myyntimies . Tammikuu 2005.
