Ohjelman arviointi- ja arviointitekniikka (PERT) on laajalti käytetty menetelmä suurten projektien suunnittelussa ja koordinoinnissa. Kuten Harold Kerzner selitti kirjassaan Projektinhallinta , 'PERT on pohjimmiltaan johtamisen suunnittelun ja valvonnan työkalu. Sitä voidaan pitää etenemissuunnitelmana tietylle ohjelmalle tai hankkeelle, jossa kaikki pääelementit (tapahtumat) ja niiden keskinäiset suhteet on tunnistettu kokonaan. PERT-kaaviot rakennetaan usein edestä eteenpäin, koska monien projektien päättymispäivä on kiinteä ja urakoitsijalla on etupään joustavuus. PERT-tyylisen suunnittelun peruselementti on tunnistaa kriittiset toiminnot, joista muut ovat riippuvaisia. Tekniikkaa kutsutaan usein nimellä PERT / CPM, CPM eli 'kriittisen polun menetelmä'.
PERT kehitettiin 1950-luvulla Yhdysvaltain laivaston ja eräiden Polaris-ohjushankkeessa työskentelevien urakoitsijoiden ponnisteluilla. Neuvostoliiton kasvavasta ydinaseesta huolestuneena Yhdysvaltain hallitus halusi saada Polaris-projektin päätökseen mahdollisimman nopeasti. Laivasto käytti PERT: tä koordinoimaan projektiin osallistuvien noin 3000 urakoitsijan työtä. Asiantuntijat myönsivät PERT: lle lyhentävän hankkeen kestoa kahdella vuodella. Siitä lähtien kaikkien julkisten urakoitsijoiden on vaadittu käyttämään PERT: ää tai vastaavaa projekti-analyysitekniikkaa kaikissa tärkeimmissä hallituksen sopimuksissa.
VERKOSUUNNITELMAT
PERT-analyysin pääpiirre on verkkokaavio, joka kuvaa visuaalisesti tärkeimmät projektitoiminnot ja niiden järjestyksen. Aktiviteetit määritellään erillisiksi vaiheiksi kohti projektin loppuun saattamista, jotka kuluttavat joko aikaa tai resursseja. Verkkokaavio koostuu nuolista ja solmuista, ja se voidaan järjestää käyttämällä kahta erilaista tapaa. Nuolet edustavat aktiviteetteja aktiivisuus-nuolella -käytännössä, kun taas solmut edustavat aktiviteetteja aktiivisuus-solmu -käytännössä. Kustakin toiminnasta johtajat antavat arvion sen suorittamiseen tarvittavasta ajasta.
Kaavion alkupisteestä kaavion loppupisteeseen johtavaa toimintojen sarjaa kutsutaan poluksi. Millä tahansa polulla tehtävän työn suorittamiseen tarvittava aika voidaan laskea laskemalla yhteen kaikkien polun toimintojen arvioidut ajat. Polkua, jolla on pisin kokonaisaika, kutsutaan sitten kriittiseksi poluksi, joten termi CPM. Kriittinen polku on kaavion tärkein osa johtajille: se määrittää projektin valmistumispäivän. Kriittisen polun viivästyminen edellyttää hankkeen lopullisen määräajan jatkamista. Jos johtaja haluaa lyhentää projektin loppuun saattamiseen tarvittavaa aikaa, hänen on keskityttävä etsimään tapoja vähentää toimintaan liittyvää aikaa kriittisellä polulla.
Aika-arvioiden mukaan johtajat tarjoavat projektin eri toimintoihin erilaisia varmuusasteita. Kun aika-arviot voidaan tehdä suurella varmuudella, niitä kutsutaan deterministisiksi arvioiksi. Kun ne vaihtelevat, niitä kutsutaan todennäköisyysarvioiksi. Todennäköistä lähestymistapaa käytettäessä johtajat esittävät kustakin toiminnasta kolme estimaattia: optimistinen tai parhaan tapauksen arvio; pessimistinen tai pahin arvio; ja todennäköisin arvio. Tilastollisia menetelmiä voidaan käyttää kuvaamaan näiden arvioiden vaihtelevuuden laajuutta ja siten epävarmuusastetta kullekin toiminnalle annetussa ajassa. Laskemalla kunkin polun keskihajonta saadaan todennäköisyysarvio koko projektin loppuun saattamiseen tarvittavasta ajasta.
PERT-ANALYYSI
Johtajat voivat saada paljon tietoa analysoimalla projektien verkkokaavioita. Esimerkiksi verkkokaaviot osoittavat projektiin liittyvien toimintojen järjestyksen. Tästä järjestyksestä johtajat voivat määrittää, mitkä toiminnot on suoritettava ennen kuin muut voivat alkaa, ja mitkä voivat tapahtua toisistaan riippumatta. Johtajat voivat myös saada arvokasta tietoa tutkimalla muita polkuja kuin kriittistä polkua. Koska näiden polkujen suorittaminen vaatii vähemmän aikaa, ne voivat usein ottaa huomioon liukastumisen vaikuttamatta projektin valmistumisaikaan. Tietyn polun pituuden ja kriittisen polun pituuden välistä eroa kutsutaan löysäksi. Löysyyden tuntemus auttaa johtajia jakamaan niukat resurssit ja ohjaamaan ponnistelunsa toiminnan hallintaan.
Monimutkaisiin ongelmiin, joihin liittyy satoja aktiviteetteja, tietokoneita käytetään projektiverkkojen luomiseen ja analysointiin. Projektitietojen syöttö tietokoneeseen sisältää jokaisen toiminnan aikaisimman aloitusajan, kunkin toiminnan aikaisimman päättymisajan, kunkin toiminnon viimeisimmän aloitusajan ja kunkin toiminnon viimeisimmän päättymisajan viivyttämättä projektin loppuun saattamista. Näiden arvojen perusteella tietokonealgoritmi voi määrittää projektin odotetun keston ja kriittiselle polulle sijoitetut toiminnot. Johtajat voivat käyttää näitä tietoja selvittääkseen, missä projektiaikaa voidaan lyhentää lisäämällä resursseja, kuten työntekijöitä tai laitteita. Tarpeetonta sanoa, että algoritmin ratkaisu on tietokoneelle helppo, mutta tuloksena oleva tieto on vain yhtä hyvä kuin alun perin tehdyt arviot. Siksi PERT riippuu hyvistä arvioista ja joskus innoitetuista arvauksista.
PERT tarjoaa useita etuja johtajille. Esimerkiksi se pakottaa heidät järjestämään ja määrittelemään projektitiedot ja tarjoamaan heille graafisen esityksen projektista. Se auttaa heitä myös tunnistamaan, mitkä toiminnot ovat kriittisiä hankkeen valmistumisaikalle ja joita tulisi tarkkailla tarkasti, ja mitkä toiminnot vievät aikaa ja voivat viivästyä vaikuttamatta hankkeen valmistumiseen. PERT: n tärkeimmät haitat ovat todellisuuden luonteessa. Monimutkaiset järjestelmät ja suunnitelmat, joihin liittyy monia toimittajia ja toimituskanavia, vaikeuttavat toisinaan tarkasti, mitä tapahtuu. Tekniikka toimii parhaiten hyvin ymmärretyissä suunnitteluprojekteissa, joissa on riittävästi kokemusta tehtävien ennustamiseksi tarkasti etukäteen.
RAAMATTU
Baker, Sunny, G.Michael Campbell ja Kim Baker. Täydellinen idioottiopas projektinhallintaan . Alpha Books, 2003.
Kerzner, Harold. Projektinhallinta: Järjestelmälähestymistapa suunnitteluun, ajoitukseen ja hallintaan . John Wiley & Sons, 2003.
Punmia, eaa. ja K. Khandelwal. Projektisuunnittelu ja valvonta P.E.R.T. ja C.P.M .: tutkintoluokille . Laxmi-julkaisut, 2006.