Lähes kaksikymmentä vuotta sitten yksi ensimmäisistä yrityksistä, joissa työskentelin yliopiston ulkopuolella, päätti pitää vuotuisen toimistokokouksensa ulkona.
Eikä vain sisällä minkä tahansa ulkotiloissa. Käännetäänkö valitsin 11: een inspiroivalla mielialalla? - lainaa nyt klassinen 'metafora' 1980-luvun kultarockumentaalista, 'Tämä on selkärangan napautus' ? - yhtiömme kokoontumisen piti tapahtua luonnonkauniissa paikassa, joka sijaitsee jyrkänteen reunalla hämmästyttävän kauniissa Taroko rotkon puisto Taiwanin itärannikolla.
Olin vapaaehtoisesti auttanut johtokumppaniamme valmistautumaan esitykseen, jonka hän tarkoituksella suunnitteli projisoimaan ulkoseinälle, vehreiden vuorten ja jylisevien vesiputousten kanssa inspiroivana luonnollisena taustana.
En koskaan unohda sitä anteeksiantamista, joka minulla oli hänen suunnitelmansa ympärillä. Kyllä, se oli inspiroivaa! Mutta vaikka olin vasta äskettäin liittynyt yritykseen, tunsin jo hyvin tekniset hikkaukset, joita usein kohdasimme. Häiriöt, jotka lamauttavat esityksemme, jopa toimistomme kokoushuoneen oletettavasti turvallisissa tiloissa tai asiakkaan toimistossa - ennustettavissa olevat paikat, joissa voimme helposti löytää jonkun IT-osastolta, joka pystyy korjaamaan ongelmamme ja saamaan asiat toimimaan uudelleen .
Joten 'suunnitelmana B' päätin tulostaa paperikopiot esityksestä seuraavana aamuna edellisenä iltana edeltäneen kahden tunnin junamatkan. Vaikka kaikki muut olivat lähteneet toimistosta paljon terveellisempinä tunteina, olin jumissa painotalossa kello 3 aamulla, koputtamalla esityksen kopioita. (Tietenkin joka tapauksessa.)
Seuraavana päivänä maastojuoksujemme oleskelun ja vielä tunnin bussilla naurettavan kapean ja mutkittelevan vuoristotien jälkeen saavuimme luonnonkauniiseen lepopaikkaan Taroko-rotkon laidalla.
Tosiaan, projektori.
Ei.
Työ.
(Ahdistunut ilme kumppanin kasvojen hallinnassa.)
(Cue Glenn ja hänen tulostuslaatikkonsa!)
(Katso helpotusta ja kiitollisuutta kumppanin kasvojen hallinnassa.)
Olen urani aikana kokenut paljon enemmän yllätyksiä, virheitä, onnettomuuksia ja joskus täydellisiä epäonnistumisia. Tänään odottamattomia ja erittäin epämiellyttäviä yllätyksiä edelleen tapahtua. Hyvin suunnitellut suunnitelmat heitetään ulos ikkunasta. Asiat menevät joskus todella väärin.
Tässä on muutama oppii matkan varrella, jotka ovat auttaneet minua navigoimaan monissa vaikeissa tilanteissa:
1. Varo tekemästä oletuksia.
Johtokumppanimme suunnitelma oli luova ja inspiroiva, mutta se perustui myös useisiin oletuksiin, jotka osoittautuivat hyvin vääriksi. Kuten projektori toimii. Näen edelleen ihmisten tekevän olettamuksia, jotka perustuvat liialliseen optimismiannokseen, väärään informaatioon tai pelkkään tietämättömyyteen. Et ehkä pysty poistamaan kaikkia mahdollisia riskejä, mutta voit varmasti pienentää niitä ja valmistautua käsittelemään niitä paremmin, jos teet sen, mitä ehdotan seuraavassa kohdassa.
2. Kartoita mahdolliset skenaariot ja tärkeimmät päätökset.
Yritä visualisoida tapahtuma, jota yrität järjestää, tai tuote, jota yrität luoda (tämä 'tuote' voi olla voimakkaasti kvantitatiivinen raportti, luova suunnittelu, pala viestintää tai mikä tahansa muu, mitä työskentelet ). Piirrä sitten muutama mahdollinen skenaario ja tapahtumasarja, joka voi tapahtua tämän päivän ja varsinaisen tapahtuman välillä tai hetken, jolloin toimitat lopputuotteen. Mitä skenaariossa A voisi tapahtua? Mitä toimintatapoja sinun ja muiden tulisi noudattaa? Tee sama 'Skenaario B' ja 'Skenaario C.' Älä tee tätä kaikkea, ellet tee myös sitä, mitä ehdotan seuraavassa kohdassa.
3. Kerro skenaarioistasi - ja hanki niille tukea.
Viimeinen asia, jonka haluat tehdä, on laatia älykäs sarja 'Entä jos on?' ja tärkeimmät päätökset, vain saadaksesi selville, ettei kukaan muu ole mukana suunnitelmassasi. Muista kommunikoida suunnitelmasi A ja B keskeisten sidosryhmien ja päättäjien kanssa, jotta he ymmärtävät mitä odottaa, kun asiat eivät suju alun perin suunnitellulla tavalla.
4. Älä luota tekniikkaan (ei ainakaan kokonaan).
Koko työ- ja yksityiselämämme ovat niin tiukasti sidoksissa tekniikkaan, meillä ei ole muuta vaihtoehtoa kuin luottaa sen kykyyn toteuttaa lupauksensa.
Mutta me kaikki tiedämme sen tekniikan tekee epäonnistuu, ja se epäonnistuu nopeasti ja epäonnistuu kovasti. Varmista, että sinulla on irtisanomissuunnitelma, että osaat selvittää perusongelmia ja että sinulla on asiantuntija, joka voi pyytää sinua tarvittaessa. Koska haluat.