Työnjako on joustava työvaihtoehto, jossa kaksi tai mahdollisesti useampi työntekijä jakaa yhden työn. Esimerkiksi yksi henkilö voi työskennellä tietyssä tehtävässä maanantaina ja tiistaina, ja toinen henkilö voi olla samassa tehtävässä torstaina ja perjantaina. Kaksi ihmistä voivat molemmat työskennellä keskiviikkona ja käyttää sitä aikaa päivittää toisiaan niiden projektien nykytilasta, joissa he tekevät yhteistyötä. Myös erilaiset muut järjestelyt ovat mahdollisia.
Työnjako on jonkin verran kiistanalainen vaihtoehto etätyölle, joustaville työajoille, pakatuille työviikoille ja muille järjestelyille, joita yritykset käyttävät tarjotakseen työntekijöilleen enemmän joustavuutta työaikatauluissa lisäämättä kustannuksia ja säilyttäen tuottavuus. Työnjako on vaihtoehto työntekijöille, jotka haluavat työskennellä hieman lyhyempiä tunteja. Monissa tapauksissa työnjakoasento edellyttää, että asianomaiset henkilöt ovat halukkaita ottamaan yhteyttä työviikon aikana jopa päivinä, jolloin he eivät työskentele, jotta kysymyksiin voidaan vastata ja kahden tai useamman kannan jakavan henkilön välinen koordinointi maksimoidaan. .
Artikkelin mukaan Etuussuunnitelmien hallinta lehden, 'Työnjako saavutti huippunsa vuonna 2001, kun 26 prosenttia yrityksistä tarjosi sitä joustavana työvaihtoehtona Society for Human Resource Management -yrityksen äskettäisen raportin mukaan. Yritysten, jotka sallivat työnjaon, määrä laski 17 prosenttiin vuonna 2004 ja oli 19 prosenttia vuonna 2005, kertoi SHRM-tutkimus. '
Työnjako tarjoaa pienyrityksille mahdollisuuden säilyttää arvokkaat työntekijät, jotka ovat joko lähestymässä eläkettä tai perustavat perheitä, ja harkitsisi lähtemistä, jos joustavampia vaihtoehtoja ei olisi käytettävissä. Työnjako voi myös auttaa välttämään uusien työntekijöiden kouluttamisen, jos arvostettu työntekijä poistuu yrityksestä. Työn jakaminen voi tuntua pelottavalta johtajille, jotka saattavat pelätä, että se voi johtaa sekaannukseen, enemmän paperityötä ja lukuisiin muihin ongelmiin. Jos asianmukainen suunnitelma on paikallaan ja jokainen työnjakaja on vastuussa tehtävistään, nämä kysymykset voidaan kuitenkin välttää.
TYÖJAKA-ASEMAN SUUNNITTELU
Jotta työnjako-ohjelma onnistuu, on laadittava vankka suunnitelma sen varmistamiseksi, että työ tehdään kunnolla. Johtajien on kiinnitettävä erityistä huomiota järjestelmän toimintaan. Vakaa viestintä työkumppaneiden ja johdon sekä muiden työntekijöiden välillä, jotka eivät ole työnjako-ohjelmassa, on välttämätöntä. Tehty työnjako voi johtaa korkeaan tuottavuuteen - ehkä jopa korkeammalle kuin yhden, perinteisen työntekijän.
Ensimmäinen vaihe työnjako-ohjelman toteuttamisessa on päättää, voidaanko työ jakaa ja onko todennäköisiä ehdokkaita kenen kanssa se jakaa. Useimmiten nämä ehdokkaat ovat jo yrityksen sisällä, vaikka potentiaalisia työnjajia voidaan rekrytoida ulkopuoliselta työvoimalta. Työt, joissa on selkeästi määritellyt yksittäiset tehtävät, ovat parhaita huomioita työnjaossa. Monimutkaisemmilla on taipumus epäonnistua tämäntyyppisissä järjestelyissä. Ennen kaikkea johto on sitoutunut työnjako-ohjelmaan, samoin kuin siihen osallistuvat työntekijät.
Useita erityiskysymyksiä olisi käsiteltävä ennen työnjako-ohjelman aloittamista. Nämä sisältävät:
- Selvitä, miten tehtävän palkka jakautuu työn jakajien kesken ja kuinka tunnit katetaan.
- Sen määrittäminen, miten loma- ja sairauspäivät jaetaan osallistujien kesken.
- Työsuhde-etuuksien jakamisen luominen, joka tarjoaa molemmille osapuolille jonkin verran kattavuutta, mutta ei maksa yritykselle kaksinkertaista kustannusta, jonka se maksaa yhdelle työntekijälle.
- Silitä yksityiskohdat siitä, kuka on vastuussa mistä työn osista.
- Määritä, miten työsuhteen arviointi hoidetaan etukäteen, jotta työnjaot tietävät, kuinka suuri osa heidän arvioinnistaan perustuu toisen työn jakajan työtuotteeseen.
Koska on tehtävä läheistä yhteistyötä keskenään, työn jakajilla tulisi olla käsi päättää kenen kanssa he haluavat jakaa työn. Managing Benefits Plans -artikkelin kirjoittajien mukaan 'työnjakajien tulisi löytää omat kumppaninsa. Mahdollisen työnjaon, ei työnantajan, on löydettävä työtoveri, joka haluaa jakaa työpaikan. ' He selittävät, että työnantajien on oltava mukana päätöksessä, jotta he voivat varmistaa, että työkumppanit ovat samalla uratasolla ja yhteensopivia. Lopuksi työn jakamisen on hyödyttävä sekä yritystä että mukana olevia työntekijöitä.
TYÖNJAKO JA HENKILÖSTÖ
On tärkeää löytää työnjakoasemasta kumppaneita, joilla on yhteensopivat ja tiiviisti sovitetut työtavat, tottumukset, mieltymykset, laatustandardit ja viestintätaidot. Monta kertaa voi olla edullista, jos työntekijät valitsevat omat kumppaninsa näiden ehtojen täyttämiseksi. Useimmiten työnantajien on tärkeää löytää työnjako-kumppaneita, joilla on vastaava taitotaso, mutta mahdollisista eduista on silti mahdollista, jos he eivät löydä niitä. Esimerkiksi kokeneempi työntekijä voi kouluttaa tulevaa työntekijää työnjako-tilanteessa. Kun näin tapahtuu, työnantaja voi vähentää aikaa ja rahaa, joka uuden työntekijän kouluttamiseen normaalisti tarvitaan, ja samalla maksaa heille matalampaa palkkaa kuin veteraanityöntekijälle tänä aikana.
Työnjakoon osallistuvat työntekijät jakavat vastuunsa useilla eri tavoilla. He voivat jakaa työn tasaisesti tai jakaa sen yksittäisiin tehtäviin, jotka sopivat paremmin jokaiselle yksilölle. Jos työssä on etuyhteydettömiä tehtäviä, ne voidaan myös jakaa. Työviikko voidaan jakaa kahtia ja vuorot vuorotellen, joten yksi työntekijä työskentelee kolme päivää viikossa ja kaksi seuraavana. Työnjakotyöntekijöiden on kyettävä koordinoimaan aikataulujaan varmistaakseen, että joku on aina töissä, kun hänen vaaditaan.
TYÖJAKAUMISEN EDUT
Vaikuttaa siltä, että työn jakamisesta hyötyy eniten työntekijä. Tämän tyyppinen järjestely antaa työntekijälle mahdollisuuden työskennellä osa-aikaisesti viettääkseen enemmän aikaa perheensä kanssa, käydä koulua tai harjoittamaan muita henkilökohtaisia etuja. Uudet äidit huomaavat, että se on tapa jatkaa uraansa joutumatta kuitenkaan käsittelemään stressiä ja syyllisyyttä, joka liittyy lapsen asettamiseen kokopäiväiseen päivähoitoon. Kokeneet vanhemmat työntekijät, jotka haluavat leikata hieman jatkaessaan uraansa, hyötyvät myös työnjaosta, samoin kuin työntekijät, jotka haluavat harjoittaa useampaa kuin yhtä uramahdollisuutta samanaikaisesti. Lisäksi työnjaossa työskentelevät työntekijät huomaavat usein, että tämäntyyppiset järjestelyt auttavat heitä vähentämään työperäistä stressiä ja palovammoja.
Huolimatta usein pelottavasta luonteesta ja mahdollisuudesta sekaannukseen, työnjakoa voidaan pitää myös edullisena ja toivottavana pienten yritysten omistajille ja johtajille. Ensinnäkin on yksinkertainen teoria, jonka mukaan kaksi tai useampi yksittäinen työntekijä voi tuoda työhön enemmän erilaisia kykyjä kuin yksi työntekijä. Joissakin tapauksissa työnjako voi myös johtaa pidentyneisiin työpäiviin ja siten suurempaan tuottavuuteen joutumatta maksamaan työntekijöille ylitöitä. Työnantajat voivat myös pyytää työnjakajia työskentelemään enemmän kiireisinä aikoina, mikä eliminoi vaivaa vuokratyöntekijöiden palkkaamiseen ja kouluttamiseen.
MITEN PIDÄTÄT JAETTU TYÖ, JOKA TOIMII SYÖTTÖMÄSTI
Työtä jakavilla työntekijöillä on käytettävissään arsenaali resursseja kommunikoida keskenään ja varmistaa, että työ tehdään. Näitä resursseja ovat sähköposti, puhelin- ja faksiviestit, tarkistuslistat ja päivittäiset lokit.
On todennäköisesti pienten yritysten omistajien edun mukaista suorittaa työnjako-ohjelmaan osallistuvien työntekijöiden suorituskykytarkastuksia varmistaakseen, että asiat sujuvat sujuvasti. Nämä arvostelut voivat olla joko jokaisen työntekijän yksittäisiä arviointeja tai ryhmätarkistuksen muodossa. Jos yksi henkilö kantaa joukkueen painoa ja toinen ei tee omaa osuuttaan, on johdon tehtävä päättää, onko tämä vain yksittäinen ongelma kyseisen tiimin kanssa vai onko työnjako-ohjelma vain menestyvä liiketoiminnalleen.
Jos työhön liittyvä kokous tulee esiin, työntekijöiden ja johdon on päätettävä, pitäisikö molempien työntekijöiden osallistua vai vain yhden. Usein on hyödyllistä, jos samana päivänä työskentelevät työnjakotyöntekijät pystyvät päällekkäin aikataulunsa kanssa vuorovaikutuksessa ja pitämään asiat mahdollisimman sujuvana.
Työn jakamiseen osallistuvien työntekijöiden edut voidaan hoitaa monin eri tavoin. Työnjajalle voidaan myöntää täyttä tai osittaista etua tilanteen mukaan. Etuuksista, kuten vakuutus- ja eläkejärjestelyistä, on helpompi neuvotella, ja ne ovat usein suhteutettuja. Loma-aika, henkilökohtaiset ja sairauspäivät ja jopa palkka voidaan myös suhteuttaa siihen, kuinka kauan kukin työntekijä viettää töissä. Kuten edellä todettiin, kaikkien osapuolten tulisi päättää näistä asioista ja hyväksyä ne ennen työnjako-ohjelman toteuttamista. Ehdotetaan opasta tai virallista sopimusta, jotta kaikki asianosaiset ymmärtäisivät nämä asiat. Yleensä työn jakaminen johtaa etuuksien kustannusten lievään nousuun, pääasiassa vakuutettujen lakisääteisten etuuksien, kuten sosiaaliturva- ja työllisyysverojen, kasvuun. Pienyritysten omistajien on päätettävä, riittääkö oletettu tuottavuuden kasvu näiden kustannusten korvaamiseen. Koska työnjaot työskentelevät vähemmän tunteja kuin tavalliset työntekijät, ylityökorvaus on harvoin ongelma tällaisissa tilanteissa.
RAAMATTU
Arndt, Michael. 'Yhdessä kääntyvä perhe' ¦ ' Työviikko . 17. huhtikuuta 2006.
Hirschman, Carolyn. 'Jaa ja jaa samalla tavalla: Työnjako voi lisätä tuottavuutta ja auttaa pitämään tärkeät työntekijät paikallaan, mutta se ei voi toimia tehokkaasti ilman henkilöstöhallinnon apua.' HRMagazine . Syyskuu 2005.
'Työnjako: Yksi tapa pitää kiinni arvostetuista työntekijöistä.' Etuussuunnitelmien hallinta . Tammikuu 2006.
